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はじめに

前回の記事では、電子帳簿保存法の概要や来年１月からの改正内容について簡単に触れてみました。そこで、電子取引の保存方法に気をつけないといけないということで、ポイントになるのは「真実性の要件」と「可視性の要件」であるとお伝えしました。

この２つの要件を満たしておかないと電子取引の電磁記録が適切に保存しているとみなされず、最悪の場合、青色申告の承認が取り消される可能性もあるということでしたね。

 

今回はそんな電子取引の電磁取引に関する保存要件や、実務に与えるその他の影響について解説していきたいと思います。

 

まだ前回の記事を読んでいない人は、こちらを読んでみてくださいね。

これまでと何がちがう？2022年1月から始まる電子帳簿保存法の改正とは

 

真実性の要件とは

真実性の要件とは、電子データの改ざんなどを防止するためのものであり、具体的には次の４つのうち、いずれかの方法を選ぶ必要があります。

 

①電子的な証明としての役割を担う「タイムスタンプ」が付されたあとに、電子データの授受をおこなうこと

 

②電子データの授受をおこなった後や、事務処理規定にもとづく一定期間後にタイムスタンプを付すこと

 

③電子データの訂正や削除をおこなう場合に、それらの記録が残るシステムであること。また、電子データの訂正や改ざんがおこなえないシステムであること

 

④事務処理規定を作成し、規定に沿って電子データの運用をおこなうこと

 

①〜③についてはタイムスタンプを付すための専用ソフトや、データの改ざんなどができないシステムを導入するなど、コスト面での負担が発生してしまう条件となっています。

ソフトによっては「１スタンプ○○円」といったようにランニングコストが発生する場合もあるため、経済的であるとはいえません。

そこで、実務においては④の事務処理規定を作成し、運用していくことが大多数であると予想されています。

 

ちなみにここでいう「事務処理規定」については既に国税庁HPにてサンプルが公開されています。参考資料となっていますが、そのまま使っていいレベルだと思います（笑）

参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁｜

 

可視性の要件とは

可視性の要件とは名前のとおり、電子データを見ることができる状態にしておくための要件のことをいいます。具体的には次の要件をすべて満たす必要があります。

①システム概要書の準備(自社開発システムの場合のみ)

➁見読可能装置などの準備

③検索機能の確保

 

①については自社開発システムのみが対象となるため、市販のシステムを導入する場合などは何も気にする必要はありません。ほとんどの方は関係がないと思います。

 

②については、言葉は難しいですが、簡単に言うと・・・

・パソコンなどの計算機器

・電子データを閲覧するためのディスプレイなど

・プリンタ

・操作マニュアル

といったものを備えつけておくようにしておけばＯＫです。

 

一番面倒なのが「③検索機能の確保」なんです・・・。

 

この電子帳簿保存法の改正における電子取引については、

「電子で授受したデータは電子で保存しておけばいいんでしょ？」

という、いたってシンプルなものですが、この保存する際に

・取引年月日

・取引金額

・取引先

を条件検索できる状態にしておく必要があるんです。

 

また、税務調査時に調査官からの電子データなどのダウンロードの要求に応じない場合は、

次の要件を満たす必要があります。

・「日付」「金額」の範囲を指定して検索できる状態であること

・「取引年月日」「取引金額」「取引先」のうち、2つ以上の任意項目での検索機能

この2つの要件は中小企業にとってはコスト面からも非常に難しい条件であるため、

実務的には、税務調査官への電子データの提供要請に応じて、なおかつ、

・取引年月日

・取引金額

・取引先

を条件検索できる状態にしておくということになるかと思います。

 

ただ単に電子データを保存しておくだけは駄目だということですね・・・。

 

2020年12月までに検討すべきこととは

2か月後には、この電子帳簿保存法の改正に応じた対応をおこなう必要がありますが、事業者としては大きく分けて3つのことをおこなっていく必要があります。

 

電磁的記録の保存方法の検討

上記の電子データの保存要件を満たすためにどのように電子データを管理していけばよいのかを検討する必要があります。

一番簡単な管理方法としては、PDFなどのファイルを保存する際に

「取引年月日」

「取引先」

「取引金額」

をファイル名につけておくことです。

 

たとえば、11月25日　国税商事からの100,000円の請求書を受け取った場合、

ファイル名を次のようにつけておくことで、パソコンでそれぞれの項目ごとに検索できますよね

→「2021＿1125＿国税商事＿100000」

このように保存方法を少しだけ工夫する必要があります。

事務処理規定の作成

事務処理規定については、上記にもあるように国税庁ホームページにて公開されているひな形をベースに作成しておけば大丈夫です。作成していない場合は真実性の要件を満たさないことになるので、たかが規定と思わず必ず作成するようにしましょう。

 

電子帳簿保存法改正は消費税にも影響する？

電子帳簿保存法の改正においては、電子データの保存が義務化される影響で消費税法上の請求書等保存義務との間に対応の差が発生してしまいます。

「ん？どういうこと？」

と思う方がほとんどだと思いますが、この点についてもきちんと理解しておかないと消費税の面で損をしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

 

このことをここで解説するとすごく長くなるので、ひとまず今回はここまでということで！

次回は電子帳簿保存法改正に関する解説の最終章です。最後までお見逃しなく！！

 

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