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はじめに

みなさんは「電子帳簿保存法」っていう法律をご存じですか？

電子帳簿という言葉だけではいまいちピンとこない方も多いのではないでしょうか。

実は令和3年度の税制改正により、この電子帳簿保存法の内容が見直されているのです。

そのため、令和4年1月1日以降の一定の取引については、気をつけないといけないことがたくさん出てきているんです。

 

「そもそも電子帳簿ってなに！？」

「電子データも結局は紙ベースで保存しておけば問題ないでしょ？」

 

と思っている方が非常に多いと思いますが、たかが電子帳簿と思っていては

思いがけないトラブルを招くこともあります。

そこで今回は電子帳簿保存法について詳しく解説していきたいと思います。

 

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税などに関係する帳簿類や領収書や請求書といった証憑書類などの一部を、紙媒体で

はなく電子データとして保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法の対応には次の4つの種類があります。

 

　帳簿データの保存

帳簿データの保存については、

・現金出納帳

・売上台帳

・仕訳帳

・総勘定元帳

・その他の主要簿

・補助簿

・その他国税関係帳簿

などが対象となっており、これらの帳簿データを備え付けおよび、保存しておくことが認められています。

　

　電子データの保存

電子データの保存については

・貸借対照表

・損益計算書

・その他決算関係書類

・自社発行の請求書や領収書

などが対象となっており、これらの電子データを保存しておくことが認められています。

 

　スキャナ保存

スキャナ保存については、取引先などの相手から受領した紙書類のうち、

・請求書

・領収書

・見積書

・契約書

などの書類が対象となっており、これらの紙媒体の書類をスキャンし電子データとして保存することが認められています。

 

　電磁的記録の保存

電磁的記録の保存については、

・インターネット取引

・電子メール取引

・EDI取引

・クラウド取引

などの「電子取引」が対象となっており、電子取引の取引情報に関する電磁的記録を保存しておくことが定められています。

 

2022年から何が変わる？

電子帳簿保存法については、以前からあった法律なんですが、事前に税務署へ承認申請をおこなわなければ

電子データの保存が認められないなど、非常に使い勝手の悪い制度だったんです・・・。

ですが！2022年からは事前承認制度が廃止されたことで申請書をわざわざ提出する必要がなくりました。

 

この点は今回の改正で非常に使い勝手が良くなったという大きなメリットですが、

その反面、電子取引などの電子データの保存については、電子データとして必ず適切な方法のもとで

保存しておかなければならなくなりました。

そのため、電子でやりとりをおこなう書類関係については注意が必要となります。

 

 

電子取引の改正については、これまでは電子データを印刷し、紙媒体の書類を保存しておくことで電子データの代替とすることができましたが、

2022年以降は一定の条件を満たす保存方法で電子データを保存しなければならなくなります。

たとえば、メールなどで受け取っていた領収書や請求書なども印刷せずに、電子データとして適切な保存方法のもとで

管理していかないとけなくなります。

 

 

このことから、

・インターネットで備品などを購入する機会が多い

・普段から請求書や領収書のやり取りをメールでおこなっている

このような事業者にとっては、電子データの管理について手間がかかってしまうことが予想されます。

そこで今回は多くの事業者に影響があると予想される「電子取引」について深堀していきたいと思います。

 

 

 

 

 

 

適切に保存していない場合はどうなる？

電子取引などを電磁記録として適切に保存していない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

「えっ？メールなどでもらった領収書などを電子データで保存していないだけで？」

と思われる方も多いと思いますが、

青色申告の適用要件は、帳簿などを適切な方法にもとづいて保存することも１つの要件となっているため、

保存要件を満たしていなければ青色申告の承認が取り消されることがあるというわけです。

この件については、すでに国税庁のQ&Aページにもにも次のように回答されています。

 

「災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます」

転載：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

 

ただし、「青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告 書を提出するに

ふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断して います。」

という記載もあることから、適切に保存されていないからといって、必ずしも「一発レッドカード！」となる訳ではないようです。

 

いったい何を準備すればいいの？

それでは、具体的に電子取引などを電磁記録として保存する際の「適切な保存要件」とは一体どういった要件なのでしょうか。

電磁記録の保存要件には、大きく分けて「可視性の要件」「真実性の要件」の２つに区分されます。

この要件がこれまた面倒なことになっているんですよね・・・。

でもこの要件を満たさないと青色申告の承認が取り消されるかもしれないですし・・・。

 

ということで、次回は「可視性の要件」「真実性の要件」の２つを中心にさらに掘り下げていきましょう。

 

 

 

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